SZEREPKÖR-ÚTMUTATÓ
Delegate kit a konferenciaszervező kezében
A konferencián a merch a belépőélmény része: a kit, a badge és a szponzori csomag egyetlen regisztrációs pillanatban adódik át.
A szerepkör környezete
A delegate kit gerince (vászontáska, palack, jegyzetfüzet, toll) 2-5 ezer forint + ÁFA között tervezhető — e fölött a szponzori térforma indokolt. A magyar B2B merch piacon a rendelések többsége írásos brief alapján indul, ezért a pontos termék-, mennyiség- és határidőadat már az első körben heteket takarít meg.
Az EU-s tenderekhez kapcsolódó programoknál a dokumentált nyomonkövethetőség és a beszerzési audit ugyanolyan szempont, mint a termék minősége. A badge és a lanyard a konferencia logója mellett a szponzorok megjelenési formája — a lanyard-árnyalat külön eladható tétel.
Termékválaszték
A budapesti nagyobb helyszínek (HUNGEXPO, Bálna, Millenáris, BCC) eltérő átvételi szabályokkal működnek — a szállítási ablakot helyszínenként kell egyeztetni. A welcome-pack leggyakoribb váza a bögre, a palack és a jegyzetfüzet hármasa 8-18 ezer forintos sávban.
Az esernyő, a powerbank és a vezeték nélküli töltő a magasabb értékű ügyfélajándékok közé tartozik, ahol a CE-jelölés dokumentálása kötelező. A csomagolás a program része: egy márkás doboz emeli az átadás élményét, de önálló költségtétel is.
Költségvetés és ütemezés
A szponzori csomagok szintenként differenciáltak: bronz-silver-gold logikában az érték 2-3 lépcsőben nő. Egy összetett welcome-pack 8 000 és 18 000 forint + ÁFA közé esik a tartalomtól és a csomagolástól függően.
A standard átfutás a jóváhagyott proof után 4-6 hét; ready-stock termékek 1-2 hét alatt szállíthatók. A hazai számlázás forintban, euróban vagy dollárban is történhet; a fizetési feltétel a szerződés tárgya, nem a szállítólevélé.
Logisztika és átadás
A konferencia csúcsteljesítménye a regisztráció: a csomagok előre csomagolt, résztvevői szettje gyorsítja legfeljebb a sorokat. Az irodai kézbesítéshez a címkén a cég neve, az emelet és az átvevő neve is szerepeljen — a porták gyakran csak e alapján fogadnak.
A szállítási címlistát a proof jóváhagyása után érdemes véglegesíteni, mert a címzettek változása a csomagolási tervet is érinti. A maradék kit a következő évi előregisztrációs kampány eszköze — nem selejt, hanem bemelegítő készlet.
Független beszállító. A Corp-Merch.HU a brandingelt merch gyártásának és kiszállításának független koordinátora magyar B2B megrendelők számára. Nem vagyunk egyetlen helyszín, rendezvény, gyártó vagy márka partnerei illetve hivatalos beszállítói sem; a nevek kizárólag kontextusként szerepelnek, és a tulajdonosaik maradnak. A számok tájékoztató jellegű tervezési sávok forintban, a 27%-os ÁFA nélkül, ha másként nem szerepel; minden programot írásos brief alapján igazoljunk vissza a megrendelés előtt.
Gyakori kérdések
Milyen merch-termékek működnek a legjobban egy konferenciaszervező számára?
A konferenciaszervező jellemzően logózott textilből, ivőedényből és welcome-elemekből álló kombinációval indul: 5-18 ezer forint + ÁFA csomagértékkel; a pontos mixet a brief rögzíti.
Mennyi idő alatt készül el egy konferenciaszervező által indított program?
Jóváhagyott proof után 4-6 hét, ready-stock tartalommal 1-2 hét; a szeptember-decemberi csúcsban 6-8 héttel érdemes számolni.
Ajánlatkérés
Ajánlatkérés elküldése
Adja meg a célt, termékeket, mennyiséget, határidőt, várost és a grafika állapotát.