MICE-мерч

Наборы для встреч, выставок и поездок

Одиннадцать наборов закрывают форматы встреч, где подготовленная встреча имеет значение: конференции, выставки, инсентивные поездки, корпоративные ретриты, гала-ужины, церемонии награждения, тренинги и сами переговоры руководства.

Набор это в первую очередь задача по упаковке, и только потом задача по мерчу. Список имён подтверждают раньше, чем печатают упаковочный лист, а упаковочный лист печатают раньше, чем отправка покидает склад, поэтому срок считается назад от первой сессии.

Для делегатов список имён приходит из регистрации на мероприятие, а не от клиента, поэтому подтверждение занимает отдельный срок. Для персонала стенда количество считается по размеру стенда и по графику смен. Для гала-ужина схема рассадки определяет разбивку поставки.

Тайминг считают от первой сессии. Для конференции это означает, что комплект гостя должен быть собран заранее, а поставка в офис должна закончиться минимум за два рабочих дня до начала программы. Если участники получают комплекты на месте, к списку имён добавляется печать карточек и отдельный тираж печатных материалов.

Бюджет считают по трём статьям. Первая это сами изделия и их количество в расчёте на каждого участника. Вторая это печать и нанесение, если в комплект входят именные элементы. Третья это доставка и упаковка, потому что комплект для конференции в трёх странах стоит дороже коробки на складе, даже если изделия те же самые.

Отдельно стоит решить, что происходит с комплектом после события. У гостей он остаётся, у персонала площадки часто требуется вернуть часть упаковки, а часть наборов заранее уходит в резерв. Резерв в несколько процентов от количества участников обычная практика для мероприятий, где список имён меняется до последнего дня.

Упаковка решает почти столько же, сколько состав комплекта. Одинаковые изделия в разной упаковке выглядят по-разному на столе регистрации и в сумке гостя, и разница видна раньше, чем гость прочитает карточку. Поэтому упаковку согласуют вместе с составом, а не после того, как состав уже утверждён.

Когда мероприятий несколько, комплекты собирают пакетом, а не поштучно. Сборка пакетами занимает меньше рабочего времени, а участник получает всё сразу на столе регистрации. Отдельный расчёт на каждый пакет в смете не нужен: стоимость упаковки считается по типам, а не по количеству пакетов.