Gyártás, anyagok és logisztika a conference attendee welcome pack asztali szervezőhöz
Az asztali szervezőt magyar és EU-n belüli partnerektől szerezzük be, akik a magyar konferencia kultúra igényeit ismerik. Az újrahasznosított bambusz a fenntartható, és a legtöbb magyar ESG program, környezettudatos konferencia, és fenntartható konferencia kampány alapeleme. Az FSC tanúsított bambusz a prémium, és a magyar high-end konferencia és a magyar privát banki conference alapeleme. A tömör bambusz a limitált széria, és a magyar exkluzív konferencia és a magyar privát banki prezentációs alapeleme. Az újrahasznosított PET akcentussal a modern, és a magyar tech-orientált konferencia alapeleme. A parafa kombináció a limitált, és a magyar prémium konferencia welcome csomag alapeleme. Az alumínium akcentussal a prémium, és a magyar high-end konferencia welcome pack alapeleme. A bőr talp a limitált, és a magyar exkluzív konferencia welcome csomag alapeleme.
Az asztali szervező méretét a célcsoport és a konferencia kultúra határozza meg. A standard (22×14×10 cm) a klasszikus, és a legtöbb magyar konferencia asztal alapeleme. A large (85×35×13 cm) az íróasztalra, és a magyar VIP konferencia és a magyar privát banki conference alapeleme. Az XL (90×40×14 cm) a nagy íróasztalra, és a magyar high-end konferencia és a magyar menedzseri conference alapeleme. A conference (24×18×10 cm, memo-pad) a konferencia, és a magyar szakmai konferencia és a magyar B2B conference alapeleme. Az executive (100×45×15 cm) a prémium, és a magyar exkluzív konferencia és a magyar privát banki prezentációs alapeleme. Az összecsukható (24×18×4 cm) az utazó, és a magyar multi-napos konferencia és a magyar roadshow alapeleme. Az egyedi méret a megrendelő igénye, és a magyar privát banki és a magyar C-szintű konferencia alapeleme. A 500+ darabos rendelésnél a méret-eloszlást a konferencia szervező csapat javaslata alapján javasoljuk felosztani.
Az asztali szervező memópad-rész kialakítását a használati szokások és a konferencia branding igénye határozza meg. A felső memópad-rész (100×60 mm) a klasszikus, és a magyar általános konferencia és a magyar B2B conference alapeleme. Az oldalsó memópad-rész (80×50 mm) a kompakt, és a magyar mini konferencia és a magyar roadshow alapeleme. A dupla memópad-rész (100×120 mm) a nagy, és a magyar multi-napos konferencia és a magyar hosszú workshop alapeleme. A cserélhető memópad-betét a modern, és a magyar tech-orientált konferencia és a magyar IT conference alapeleme. A beépített memópad a limitált, és a magyar prémium konferencia welcome csomag alapeleme. A mágneses memópad-fedél a limitált, és a magyar exkluzív konferencia welcome csomag alapeleme. Az USB-tartó + memópad az IT, és a magyar IT konferencia és a magyar tech conference alapeleme.
Az asztali szervező speciális funkciói a konferencia élményt határozzák meg. A phone-stand vájat (8–10 cm széles) a modern, és a magyar tech-orientált konferencia és a magyar IT conference alapeleme. A kábel-kivezetés a hátsó részen az IT, és a magyar IT konferencia és a magyar modern konferencia alapeleme. A memópad-rész a prémium, és a magyar konferencia welcome pack és a magyar iparági summit alapeleme. Az USB-C hub beépítés a multifunkciós, és a magyar IT konferencia és a magyar modern konferencia alapeleme. A kártyatartó zseb a sales, és a magyar sales konferencia és a magyar B2B sales summit alapeleme. A mágneses fedél a limitált, és a magyar exkluzív konferencia welcome csomag alapeleme.
A Pantone színválasztás a magyar konferencia szektorban a cég vagy a konferencia arculati színéhez illeszkedik. A natúr bambusz a legtöbb magyar ESG program és fenntartható konferencia kampány alapeleme, és a professzionális, fenntartható arculathoz illeszkedik. A sötét alapszínek (fekete, sötétszürke, űrszürke, grafit, sötétkék) a legtöbb magyar nagyvállalati konferencia és privát banki conference alapeleme, és a professzionális, business-kategóriás arculathoz illeszkednek. A cég vagy a konferencia arculati színe (OTP Bank piros, MOL kék, Magyar Telekom kék, Audi Hungaria szürke, Graphisoft narancs, Prezi narancs, LogMeIn piros) a branded elem. A konferencia kampány színe a limitált szériás, kampány-specifikus modelleknél jellemző. A Pantone Solid Coated és a Pantone Solid Uncoated a bambusz felületen eltérő színprofilt ad.
A dekorációs módszert a rendelési mennyiség, a logó összetettsége és a konferencia használati igénybevétel határozza meg. 100–3 000 darab között a tampon nyomás a leggazdaságosabb megoldás, és az asztali szervező elülső vagy felső lapján, max. 4×2 cm-es méretben, egyszínű kivitelezéssel jelenik meg. 3 000 darab felett a digitális UV nyomtatás is versenyképes, és a komplex, több színátmenetes logóknál ez az egyik legjobb megoldás. A lézergravírozás a bambusz felületen a prémium, tartós megoldás. A belső oldalán lévő gravírozott QR-kód a konferencia microsite-ra vagy a résztvevői portálra irányítja a résztvevőt.
A szállítási logisztika Budapestről indul. A kész asztali szervezők futárszolgálattal (GLS, MPL, DPD, Foxpost) jutnak el a nagyvállalati konferencia szervező csapathoz, konferencia helyszínére (HUNGEXPO, BOK Hall, SYMA Hall, Budapest Congress Center, Groupama Aréna, MVM Dome, Magyar Vasúttörténeti Park, Bálna Budapest), roadshow sales rep csapathoz, B2B konferencia helyszínére, sportszöveknységi konferencia helyszínére; a 25 kg feletti tételeknél a raklapos kiszállítás a gazdaságosabb. A konferencia ciklusra (tavaszi Q2 ipari konferencia, őszi Q4 tech summit, egész évben B2B roadshow) érdemes előre tervezni: a 6–8 hetes ablak a kiszállítás előtt feltétlenül szükséges. Belföldi szállításnál a számla HUF-ban készül, 27% ÁFA-val. EU-n belüli gyártásnál a fordított adózás (reverse charge) alkalmazandó, amennyiben a megrendelő rendelkezik érvényes EU adószámmal.